Από τη σύστασή της, κύρια μέριμνα υπήρξε η ορθότερη διαχείριση των τεκμηρίων της συλλογής και η καλύτερη εξυπηρέτηση του χρήστη. Προς αυτή την κατεύθυνση, ήδη από το 1992, είχε εφοδιαστεί με λογισμικό, ειδικά διαμορφωμένο για τις ανάγκες της βιβλιοθήκης. Έτσι, από εκείνη την περίοδο, το υλικό είναι καταλογογραφημένο, ταξινομημένο και ευρετηριασμένο, σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα, ISBD, Dewey Decimal Classification και Library of Congress Subject Headings. Παράλληλα, έχει συνταχθεί και δίγλωσσο ευρετήριο, καθώς και Θησαυρός (λέξεις-κλειδιά στα αγγλικά και στα ελληνικά) που διευκολύνει τον αναγνώστη στην έρευνά του.
Επιβεβλημένη ανάγκη υπήρξε, όμως, ο εκσυγχρονισμός της λειτουργίας της βιβλιοθήκης και η βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους χρήστες. Συμβαδίζοντας με την σύγχρονη αντίληψη για τις βιβλιοθήκες, η ανάγκη για αποτελεσματική αναζήτηση και ανάκτηση όλου του πλούτου των πληροφοριών που βρίσκονται μέσα στη συλλογή αποτέλεσε τον κεντρικό άξονα της νέας στρατηγικής της βιβλιοθήκης. Αυτός ήταν και ο βασικότερος λόγος που οδήγησε στην απόφαση για αναδιοργάνωση του τρόπου λειτουργίας, η οποία εντάχθηκε στο πλαίσιο του έργου «Ψηφιοποίηση, τεκμηρίωση και ανάδειξη των αρχείων των Παναγή, Κωνσταντίνου και Λίνας Τσαλδάρη», χρηματοδοτούμενο από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Κοινωνία της Πληροφορίας».
Οι φάσεις της υλοποίησης του έργου ήταν οι εξής:
• Αναδιοργάνωση της ταξιθεσίας. Ξεχωρίστηκε η συλλογή των πληροφοριακών τεκμηρίων της βιβλιοθήκης, και άλλαξε η ροή της συλλογής καθώς αυτό ήταν επιβεβλημένο, τόσο από άποψη βιβλιοθηκονομική, όσο και από άποψη χωροταξική.
• Εκσυγχρονισμός του τεχνικού εξοπλισμού, τόσο με τα νέα υπολογιστικά συστήματα για το προσωπικό και για τους ερευνητές, όσο και με το νέο λογισμικό HORIZON. Πρόκειται για ένα σύγχρονο σύστημα πολλαπλών δυνατοτήτων, με υποσυστήματα, πέρα από την καταλογογράφηση, την αναζήτηση δεδομένων, την απογραφή του υλικού και το υποσύστημα των προσκτήσεων νέων βιβλίων.
• Ολοκλήρωση της καταλογογράφησης των τεκμηρίων της βιβλιοθήκης. Αναλυτικότερα, όσες εγγραφές βρίσκονταν στο παλιό σύστημα μεταφέρθηκαν με επιτυχία στο νέο και συμπληρώθηκαν με νέες εγγραφές των βιβλίων των συλλογών Γ. Δασκαλάκη, Δ. Φλάμπουρα και άλλων ακαταλογογράφητων τεκμηρίων, τόσο βιβλίων, όσο και περιοδικών. Η καταλογογράφηση έγινε με το διεθνές βιβλιογραφικό πρότυπο UNIMARC. Έτσι, για πρώτη φορά, όλο το υλικό της βιβλιοθήκης είναι αναζητήσιμο από τον ερευνητή.
• Ένταξη στον δικτυακό τόπο του Ιδρύματος του περιγραφικού καταλόγου της βιβλιοθήκης, που, μέσω μιας μηχανής αναζήτησης, δίνει πλέον τη δυνατότητα στον χρήστη να έχει απομακρυσμένη πρόσβαση σε όλο το υλικό.
Με την ολοκλήρωση του έργου αυτού, η Βιβλιοθήκη του Ιδρύματος «Κωνσταντίνος Γ. Καραμανλής» προσφέρει τον πλούτο των πληροφοριών της στο ευρύ κοινό, πλαισιώνοντας με τις σύγχρονες υπηρεσίες της, την αποστολή του Ιδρύματος ως κέντρου διαφύλαξης της ιστορικής μνήμης και προαγωγής της επιστημονικής έρευνας.
