Πρωταρχική μέριμνα του Ιδρύματος είναι η σωστή διαφύλαξη, συντήρηση και διαχείριση του αρχειακού υλικού, ενώ, παράλληλα, καταβάλλεται προσπάθεια να αξιοποιηθούν οι σύγχρονες εξελίξεις της τεχνολογίας για την προστασία του.
Για τους λόγους αυτούς στους χώρους του λειτουργεί σύστημα πυρανίχνευσης και πυρόσβεσης και έχουν εγκατασταθεί μηχανήματα σταθερής θερμοκρασίας και υγρασίας. Παράλληλα, ο τεχνικός εξοπλισμός (υπολογιστές, σαρωτές, μηχάνημα ανάγνωσης μικροφίλμ, infokiosk, κ.α.) ανανεώνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Επίσης, το Ίδρυμα υιοθετεί και ακολουθεί τους κανόνες που θεσμοθετούνται από το Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων με σκοπό την εφαρμογή ενιαίας στρατηγικής σε παγκόσμιο ή περιφερειακό επίπεδο.
Αξίζει να υπογραμμισθεί ότι ήδη από το δεύτερο μισό της δεκαετίας του 80 αποφασίστηκε η μικροφωτογράφηση του αρχείου με σκοπό την ασφαλή διαφύλαξή του. Κατά την περίοδο εκείνη, ξεκίνησε παράλληλα με την αναλυτική τεκμηρίωση των εγγράφων και η ηλεκτρονική καταγραφή τους. Οι εργασίες αυτές ολοκληρώθηκαν το 1992 και στη συνέχεια εγκαταστάθηκε στο Ίδρυμα κεντρικό δίκτυο υπολογιστών στο οποίο καταχωρήθηκαν όλα τα επεξεργασμένα στοιχεία. Το λογισμικό παρείχε τη δυνατότητα στους χρήστες να εντοπίζουν κάθε πληροφορία που είχε καταχωρηθεί στα πεδία της ηλεκτρονικής φόρμας τεκμηρίωσης, αφού κάθε λέξη λειτουργούσε ως λέξη κλειδί.
Το 2004 αποφασίστηκε ο περαιτέρω εκσυγχρονισμός των παρεχομένων υπηρεσιών του Ιστορικού Αρχείου με σκοπό να παρασχεθεί ευχερέστερη πρόσβαση στους ερευνητές και να αξιοποιηθούν οι δυνατότητες που παρέχει η εξέλιξη της τεχνολογίας στην αρχειοθέτηση και αναζήτηση πληροφοριών.
Στο πλαίσιο του έργου “Ψηφιοποίηση, τεκμηρίωση και ανάδειξη των αρχείων του Ιδρύματος Κωνσταντίνος Γ. Καραμανλής”, που εντάχθηκε στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα “Κοινωνία της Πληροφορίας”, με συγχρηματοδότηση από την Ευρωπαϊκή Ένωση και το ελληνικό δημόσιο και χρονική διάρκεια από τον Ιούλιο του 2004 έως και το Δεκέμβριο του 2007:
• Ολοκληρώθηκε η τεκμηρίωση και ψηφιοποίηση των εγγράφων του αρχείου του Κ.Καραμανλή (230.000 σελίδων έγγραφου και έντυπου υλικού), της οπτικοακουστικής συλλογής (20.000 φωτογραφίες, 250 ώρες βίντεο) και της πλούσιας συλλογής των προσωπικών κειμηλίων του Κ. Καραμανλή. Συγκεκριμένα, κάθε τεκμήριο, εκτός από τη ψηφιοποίησή του, ταξινομήθηκε και τεκμηριώθηκε ηλεκτρονικά σύμφωνα με το Διεθνές πρότυπο Αρχειακής περιγραφής του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων – General International Standard Archival Description (ISAD) και αντιμετωπίστηκε ως αυτοτελής μονάδα, αλλά και ως αναπόσπαστο τμήμα ενός αρχειακού συνόλου. Τα περιγραφικά δεδομένα καταγράφηκαν με παρεμφερή τρόπο, ώστε να παρέχεται στον ερευνητή η δυνατότητα να προσεγγίζει άμεσα το υλικό που τον ενδιαφέρει. Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών συνεχίζεται ο έλεγχος στην ποιότητα των ψηφιακών τεκμηρίων, καθώς και στα μεταδεδομένα που έχουν καταχωρηθεί στο νέο σύστημα.
• Σχεδιάστηκε και υλοποιήθηκε ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης ψηφιακών συλλογών, που υποστηρίζει την παρακολούθηση του πλήρους κύκλου ζωής ενός ψηφιακού τεκμηρίου και την εύκολη αναζήτηση αυτών, είτε από το προσωπικό, είτε από επισκέπτες του Ιδρύματος.
• Ιδιαίτερη μέριμνα έχει προβλεφθεί για τη διαχείριση της πρόσβασης στο ψηφιακό υλικό σε επίπεδο μεταδεδομένων και ψηφιακών τεκμηρίων. Το σύστημα διαχείρισης ψηφιακών συλλογών έχει υλοποιηθεί με τη χρήση του εξειδικευμένου προγράμματος ΠΑΠΥΡΟΣ.
• Αναβαθμίστηκε ο τεχνικός εξοπλισμός (εγκατάσταση νέων υπολογιστικών συστημάτων, σαρωτών, εκτυπωτών, αποθηκευτικών μέσων, δικτυακού εξοπλισμού) τόσο για το προσωπικό όσο και για τους επισκέπτες του Ιδρύματος.
• Σχεδιάστηκε βάσει των απαραίτητων προδιαγραφών δικτυακός τόπος για τη διάχυση του περιεχομένου των ψηφιακών συλλογών στο ευρύ κοινό. Το Ίδρυμα διατηρεί δικτυακό τόπο (http://www.karamanlis-foundation.gr) από το 1998.
Με την ολοκλήρωση του πολυσήμαντου αυτού έργου το Ιστορικό Αρχείο συνέβαλε αποφασιστικά στη διαφύλαξη, αξιοποίηση και διάχυση του περιεχομένου των ιστορικών πηγών που κατέχει:
1. Οι συλλογές, που ψηφιοποιήθηκαν έχουν ιδιαίτερη πολιτιστική και ιστορική αξία,
2. Με την ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική διαχείριση του αρχειακού υλικού η πρόσβαση στο φυσικό αρχείο καθίσταται μη απαραίτητη και αυτό συνεπάγεται την ασφαλέστερη διατήρηση του πολύτιμου πρωτογενούς αρχειακού υλικού,
3. Η αξία του ιστορικού υλικού του Ιδρύματος το καθιστά ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα πρώτη πηγή για την παραγωγή ψηφιακών ή άλλων μορφών πολιτιστικών προϊόντων.
Το Ιστορικό Αρχείο του Ιδρύματος “Κωνσταντίνος Γ. Καραμανλής” μετά την ολοκλήρωση του έργου “Ψηφιοποίηση, τεκμηρίωση και ανάδειξη των αρχείων του Ιδρύματος Κωνσταντίνος Γ. Καραμανλής”, υπεισέρχεται στο επόμενο στάδιο: ψηφιοποιεί τρία ακόμα αρχεία σημαντικών Ελλήνων πολιτικών προσωπικοτήτων, του Παναγή, του Κωνσταντίνου Τσαλδάρη και της Λίνας Τσαλδάρη, καθώς και το πλούσιο φωτογραφικό υλικό που περιλαμβάνει η Συλλογή Ιστορικών Κειμηλίων του Αναστασίου Κανελλόπουλου με αναφορά στον Παναγιώτη Κανελλόπουλο, προβαίνοντας παράλληλα στη δημιουργία πολυμεσικών εφαρμογών που στοχεύουν στη διάχυση της ιστορικής πληροφορίας στο ευρύτερο κοινό και γενικότερα στην ανάπτυξη των κατάλληλων συνθηκών για τη δημιουργία πολιτιστικού αποθέματος και την ανάδειξη της Σύγχρονης Ελληνικής Ιστορίας.
Για την ολοκλήρωση του έργου “Ψηφιοποίηση, τεκμηρίωση και ανάδειξη των αρχείων του Ιδρύματος Κωνσταντίνος Γ. Καραμανλής” συνέβαλαν ουσιαστικά:
• Κωνσταντίνος Σβολόπουλος, Γενικός Διευθυντής του Ιδρύματος “Κωνσταντίνος Γ. Καραμανλής”, Πρόεδρος της Ακαδημίας Αθηνών.
• Επιστημονικοί Σύμβουλοι: Ιωάννης Τσουκαλάς, Καθηγητής Α.Π.Θ. , Δημοσθένης Αναγνωστόπουλος Καθηγητής, Χαροκόπειο Πανεπιστήμιο, Μάρα Νικολαϊδου Επίκουρη Καθηγήτρια, Χαροκόπειο Πανεπιστήμιο
• Υπεύθυνη έργου: Μαριέττα Μινώτου, Υπεύθυνη του Ιστορικού Αρχείου του Ιδρύματος “Κωνσταντίνος Γ. Καραμανλής”, Λέκτορας, Ιόνιο Πανεπιστήμιο
• Επιστημονική ομάδα εργασίας: Χρήστος Αναστασίου, Μανώλης Κούμας, Λυκούργος Κουρκουβέλας, Ιωάννης Λυκούδης, Παναγιώτα Μπουρογιάννη, Χρυσούλα Χατζηπαπά, Χρήστος Χρηστίδης
• Υπεύθυνη ελέγχου ποιότητας ψηφιακών τεκμηρίων: Αγγελική Αναγνωστοπούλου
• Τεχνική υποστήριξη: Μάνος I. Δημητριάδης
• Διοικητική υποστήριξη: Στέλλα Μεσσήνη
Για την ανάπτυξη του ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης των ψηφιακών συλλογών και του δικτυακού τόπου το Ίδρυμα συνεργάστηκε με την εταιρία Modus A.E, ενώ για την ψηφιοποίηση του υλικού του Ιστορικού Αρχείου με την εταιρία Intersys A.E. Την ψηφιοποίηση της συλλογής κινούμενων εικόνων ανέλαβε η εταιρία “Ραδιοφωνικές και Τηλεπικοινωνιακές Επιχειρήσεις Α.Ε.”.
